Jag vill vara en tillgänglig chef. Samtidigt märker jag att jag hela tiden blir störd i mitt arbete då personer kommer in på mitt rum med frågor eller förväntar sig snabba svar via e-post.

Alla hundratals små och enkla vanor vi gör varje dag har en tydlig startsignal: de sker efter något. Redan forskaren Pavlov visade på vikten av en startsignal när han kunde få hundar att salivera efter att ha hört en klocka vid matdags. Många andra studier har följt i detta spår och designprofessor BJ Fogg använder denna kunskap för att ge råd om hur starsignaler kan användas i teknik.

Tyvärr har tekniska lösningar blivit kraftiga startsignaler som kan sno allt fokus. Nya mejl syns både på datorskärmen och som notiser i mobilen. Detta och en kollega som kliver in i rummet kan vara distraherande startsignaler. Minska effekten av oönskade startsignaler genom att stänga av notiser i mobilen, stänga dörren när du inte vill ha besök eller bestäm att du tittar mejlen varje heltimme istället för lite nu och då.

För att underlätta goda vanor hos dig själv och dina kollegor kan du experimentera med önskade startsignaler. Om du bestämmer var och när du ska vara tillgänglig är det lättare att skapa en tydlighet för dig själv och dina medarbetare. Exempelvis ”varje dag mellan 16-17 ska jag öppna dörren till mitt kontor och prata med alla som kommer förbi. Kommer ingen förbi ska jag leta rätt på medarbetare att prata med.” Efter ett tag blir den öppna dörren en startsignal för dina medarbetare och signalerar tydligt att besök är välkomna. Genom att förklara att du svarar på mejl inom 24 timmar blir det lätt att veta när man kan förvänta sig ett svar från dig.

Genom att skapa startsignaler för dig själv och dina medarbetare kan du bli en tillgänglig chef när du själv vill vara tillgänglig.

Denna text kommer från en frågespalt i tidningen Personal & Ledarskap. Du kan läsa alla spalter här. Vill du ställa en fråga? Mejla den till mig på oskar (@) psykologifabriken.se, skriv i kommentarerna eller säg hej på Twitter.