I stort sett alla större organisationer idag har en möteskultur som medarbetarna upplever frustrerande. Jag skulle vilja höra dina tankar på oss som sociala varelser och vad som händer med oss i möten.
”Meetings are toxic” skriver grundarna till företaget 37 signals i sin bok Rework. Dessa framgångsrika entreprenörer som bland annat skapat projekthanteringstjänsten Basecamp föreslår att man inte har möten. Bloggaren John Trosko föreslår å andra sidan korta stående möten. Det finns många förslag för hur möten kan effektiviseras eller bli trevligare. Kanske kan en klassisk studie av psykologiforskarna Stasser och Titus från 1985 bidra med en pusselbit till varför så många vantrivs i möten?
Studien undersökte beslutsfattande i möten och visar just det du säger: att vi är sociala varelser. Några försökspersoner skulle bestämma vem av några olika kandidater som var bäst lämpad för ett ordförandeskap i en studentförening. Varje deltagare hade unik information om kandidaterna och tillsammans var det möjligt att få en heltäckande bild. Gruppen misslyckades dock med uppgiften och anledningen är lite chockerande: de berättade aldrig för varandra vad de visste. Istället ägnade sig gruppmedlemmarna åt att diskutera sådant som alla visste. Ingen delade med sig av information som bara de hade.
Försöket har upprepats och grupper lyckas inte komma fram till hur de ska göra bäst investering, rekrytera rätt person eller hitta vem som är skyldig till ett mord i en utredning. För alla diskuterar bara vad alla i gruppen redan vet.
Varför är det så här? Den sociala människan vill passa in och det gör man genom att stryka gruppen medhårs, inte genom att komma med avvikande åsikter eller idéer. Personer betraktas faktiskt som mer kompetenta när de pratar om sådant som andra redan vet! Det är alltså viktigt för din sociala status att du inte avviker för mycket med nya idéer.
Riskerna med detta sätt att fungera i grupp är förstås många och extremvarianten kallas grupptänk. Ett psykologiskt fenomen som kännetecknas av att avvikande åsikter inte tolereras. Grupptänk exemplifieras ofta med beslutsprocessen som ledde fram till USA:s misslyckade invasion av Kuba i Grisbukten den 17e april 1961 för att störta Fidel Castro. Den nytillträdde John F. Kennedy har bara varit president i tre månader när han och en liten grupp runt honom fattade beslutet. CIA-tränade exilkubaner genomförde operationen som blev ett totalt fiasko. De blev besegrade på tre dagar. Kennedy, som brände sig rejält, började sedan ta in åsikter från experter utanför den egna gruppen när beslut skulle fattas.
Här kommer tre andra knep för att få teammedlemmar att dela med sig av sin unika information:
1. Uppmuntra deltagarna att före mötet tänka igenom vad de anser vara den mest relevanta informationen.
2. Se till att teamet har tydliga roller och att alla känner till varandras specialistkunskaper.
3. Ha längre möten. Kanske upplevs som en tråkig nyhet för den som kortat ner sina mötestider med hjälp av webbmöten eller stående möten men det är vad forskningen säger om att få teammedlemmar att dela unik information med varandra.
Poängen med möten måste ju vara att använda kompetens från flera personer, annars kan en person bestämma allt. Genom att använda dessa tips kan du få ut det mesta av den unika kunskap som finns i en grupp. Då kan ni nå längre, oavsett om ni ska lösa brott eller rekrytera en person. Lycka till med mindre giftiga möten!
Denna spalt kommer från tidningen Personal & Ledarskap. Tidigare har jag svarat på tre frågor om feedback och berättat om hur beröm kan leda till lathet. Vill du ställa en fråga? Mejla den till oskar (@) psykologifabriken.se, skriv i kommentarerna eller säg hej på twitter!
