Har du någon gång funderat över hur du egentligen tillbringar din tid på jobbet? Har tanken slagit dig att du kanske inte tar vara på dina timmar på bästa möjliga sätt? Om du är som de allra flesta människor har du antagligen inte reflekterat så mycket över ditt sätt att arbeta. Förmodligen jobbar du på ett sätt som fungerar ganska bra, varför du inte har haft någon anledning att utvärdera vad du ägnar din tid åt. Alltmer psykologisk forskning visar dock att vi ofta beter oss på ett sätt som känns produktivt i stunden, men som i realiteten kostar mer än det smakar. I slutändan får vi inte bara mindre gjort, vi känner oss också mer utmattade.

Multitasking, förmågan att hålla flera bollar i luften samtidigt, har länge varit ett ledord inom arbetslivet. Därigenom antar chefer och rekryteringsfirmor att man kan maximera potentialen hos varje enskild medarbetare – en anställd som gör mycket på en gång bör ju vara mer produktiv än någon som gör en sak i taget. Problemet med detta resonemang är emellertid att det grundar sig på anekdoter snarare än vetenskapliga bevis, samt att fokus hamnar på kvantitet snarare än kvalitet. Alltfler studier visar att multitasking faktiskt har många fler nackdelar än fördelar, och att det i slutändan kommer att göra såväl arbetsgivare som anställd besviken.

Multitasking på jobbet innebär i regel att individen ägnar sig åt två komplicerade arbetsuppgifter samtidigt. Psykologisk forskning visar dock att människans förmåga att göra två saker på samma gång är väldigt begränsad. Faktum är att vi enbart klarar av att utföra två väldigt automatiserade beteenden parallellt, exempelvis att promenera och prata med en vän (även om det också kan vara svårt ibland). Att genomföra två saker som tar stor mental kapacitet i anspråk, som att svara på ett mail och samtidigt lyssna på sin chef, är desto svårare, för att inte tala om omöjligt. Problemet ligger nämligen i att dessa två saker kräver samma resurser i hjärnan, vilket innebär att något måste bli lidande. Studier visar att vi antingen bara minns korta fragment av vad chefen sade, eller att vi författar ett mail som brister i språk eller meningsuppbyggnad.

Komplicerade arbetsuppgifter kräver hela vår uppmärksamhet för att vi ska kunna genomföra dem på bästa möjliga sätt. Detta beror på att svårare saker framför allt involverar den del av hjärnan som heter hippocampus, vilken kan liknas vid en etikettmaskin som sätter namnlappar på våra minnen för att lättare kunna plockas fram. Om vi däremot försöker att göra flera saker samtidigt kopplas en annan del av hjärnan in, striatum, vilken i synnerhet hjälper till vid rutinarbete. Detta gör att vi visserligen kan utföra en hel del parallellt och känna oss väldigt produktiva. Men i själva verket hindrar detta oss från att lagra minen av vad vi faktiskt håller på med, vilket innebär att vi får svårare att plocka fram informationen när den behövs igen.

Multitasking behöver däremot inte enbart innebära att vi gör flera arbetsuppgifter samtidigt. Det handlar också om hur vi arbetar. En av de vanligast förekommande fallgroparna äger rum framför datorn. Om du är som de allra flesta människor har du säkert många program igång parallellt, och du hoppar förmodligen mellan dem i takt med att det dyker upp mail i inkorgen eller notiser på Facebook. Även detta är en form av multitasking som påverkar såväl din produktivitet som mentala ansträngning. Forskning visar att det dels tar cirka femton minuter att återfå tidigare arbetstakt efter att ha bytt mellan olika program, dels påverkar hur trötta vi känner oss efter en arbetsdag. Att fokusera på en sak i taget innebär följaktligen att du bättre tar vara på din tid, samtidigt som du också känner dig piggare när du går hem för dagen.

Ett sätt att ta reda på hur du tillbringar din tid på jobbet är att registrera vad du egentligen gör framför datorn. Med hjälp av exempelvis RescueTime kan du enkelt mäta vad du ägnar din tid åt när du arbetar, samtidigt som du kan identifiera vilka program som stjäl din uppmärksamhet. Det ger dessutom information om när du jobbar som bäst, vilket kan ge en indikation om när på dagen du bör förlägga mer avancerade arbetsuppgifter. För min egen del har det visat sig att jag arbetar bäst på förmiddagar, och något sämre på eftermiddagar, vilket innebär att jag numera ägnar tiden fram till lunch åt de saker som kräver större problemlösningsförmåga och en högre grad av uppmärksamhet. Jag har också fått kunskap om att jag lägger långt mer tid på mailen än jag borde, vilket har renderat i att jag numera schemalägger denna aktivitet till vissa specifika tidpunkter på dagen istället för att besvara inkommande post kontinuerligt.

RescueTime bör ses som ett i mängden av digitala mätinstrument som kan underlätta för oss i vår vardag. Informationen från detta och liknande program ger oss förståelse för vilka faktorer som påverkar oss i arbetet, och kan göra att vi bättre tar vara på den begränsade tid vi faktiskt har att använda oss av. I den intressanta boken RAPT – Attention and the Focused Life skriver författaren Winifred Gallagher om hur vår förmåga till att fokusera på vad vi gör i nuet ger oss stora vinster för vårt psykiska och fysiska välbefinnande. Hon berättar bland annat om hur multitasking och andra störande moment i vår omgivning bidrar till försämrad inlärning och större stress. Att utvärdera hur vi jobbar kan därför rendera i många fördelar för såväl vår produktivitet som hur vi känner oss efter en arbetsdag. I takt med att vårt arbetssätt förändras och blir alltmer gränslöst kommer vi att behöva omvärdera hur vi tillbringar vår tid på jobbet för att bättre bibehålla fokus på det vi gör. Det finns med andra ord allt att vinna på att fundera på hur du tar vara på din tid, och vad du kan göra för att undvika fallgropar i arbetet.