Tillhör du dem som ständigt har koll på mailen? Som snabbt går till inkorgen när du hör det välbekanta pling-ljudet som signalerar ett nytt mail? Då är du inte ensam. Mailhanteringen upptar en allt större del av vår arbetstid, och det blir mer och mer legio att ständigt ha mailklienten öppen på jobbdatorn.
Och visst är mailen viktig. Många förväntar sig ett snabbt svar, och mycket av den kommunikation som tidigare skedde på telefon tas nu via mail. Men det finns mycket forskning som tyder på att en ständig tillgänglighet på mailen kanske inte är någon optimal lösning.
Som vi skrivit om tidigare har människan en hel del begränsningar i förmågan att multitaska. Vår hjärna kan inte koncentrera sig på flera saker samtidigt som kräver arbetsminne, utan det enda vi kan göra då är att snabbt växla fokus från en sak till en annan. Precis så blir det när vi mailar samtidigt som vi sysslar med annat: Hjärnan måste hela tiden växla mellan att fokusera på mailet och våra övriga uppgifter, och för varje sådant skifte måste vi börja om med koncentrationen.
Följden av detta blir att vi förlorar tid. Siffror från forskningen säger att uppgifter tar uppemot 50 procent längre tid om vi gör dem simultant med något annat, i stället för att ta en sak i taget.
Varför har vi då så svårt att slita oss från inkorgen? Vissa forskare ser tecken på att mailen håller på att utvecklas till ett beroende hos oss. Harvard-professorn John Ratey har i sin forskning sett att nya mail i inkorgen ger vår hjärna en dusch av signalsubstansen dopamin, ett karaktärsdrag hos ett beroende. Men den lilla duschen ebbar snabbt ut, och lämnar plats för längtan efter en ny kick.
Känner du dig träffad? Kanske är det då läge att börja tänka om. Ett första steg kan vara att sluta läsa mail på morgonen innan du går till jobbet eller skolan, eller att stänga ner mailen två timmar per dag för koncentrerat arbete med annat. Klart är att en ineffektiv mailhantering kostar dig mycket tid på jobbet.
Foto: Cara Photography, Flickr.com