I november i fjol påbörjade vi på Psykologifabriken ett litet experiment. Vi ville undersöka om det gick att göra människor mer produktiva på jobbet i syfte att frigöra tid till annat. Frågan vi ställde oss var om det var möjligt att bli mer effektiv i hur vi tar oss an uppgifter, och samtidigt minska risken för stress och mental utmattning. Vid första anblicken kan det verka motsägelsefullt, men alltfler studier inom psykologi pekar idag på fördelarna med att se över sitt eget sätt att arbeta. I grund och botten handlar det inte om att göra mer, utan att jobba smartare. Knepen är bland annat att skapa en tydlig uppdelning mellan arbete och fritid, att ta regelbundna pauser under sin arbetsdag, samt att bryta ner sina långsiktiga mål i mindre och mer lätthanterliga delmål.
För att testa om denna tes stämmer skred vi därför till verket och genomförde ett experiment – Omar, uppkallat efter den egensinnige karaktären i The Wire. Under fyra veckor fick tio deltagare prova på en rad beteenden i sin egen vardag som syftar till att jobba mer effektivt och balanserat. Till sin hjälp använde de vårt digitala hjälpmedel för beteendeförändring, Viary, och fick regelbundet feedback och nyttiga råd från mig som coach. Här är några av de saker som deltagarna fick prova på under experimentet:
- Ta en paus i jobbet (5 min)
- Identifiera dagens viktigaste uppgift
- Stäng av mailen (45 min)
- Utvärdera dina arbetsdag
- Jobba fokuserat (30 min)
Totalt registrerade varje person i genomsnitt 94 utförda beteenden, alla med syftet att varva aktivitet med återhämtning, att jobba med en sak i taget, att identifiera distraktionsmoment, samt att skapa en prioriteringsordning. För att undersöka om dessa saker faktiskt har en effekt på såväl produktivitet som välbefinnande gjordes dessutom för- och eftermätningar. Med hjälp av appen RescueTime kunde vi samla in data på samtliga deltagares produktivitet, med självskattningsformuläret Mental Fatigue Scale var det möjligt att undersöka upplevelsen av mental ansträngning, och med Satisfaction With Life Scale mättes även deras allmäna livstillfredsställelse.
Resultatet från experimentet visade bland annat att för en majoritet av deltagarna så fanns det ett statistiskt säkerställt samband mellan de dagar då de registrerade beteenden i Viary som syftar till ökad produktivitet, samt graden av produktivitet mätt med RescueTime. Detta går dessutom i linje med tidigare forskning som har visat på det positiva i att ta regelbundna pauser och minska antalet distraktioner runtomkring sig när det gäller människors produktivitet på jobbet.
Resultatet visade även att det fanns ett statistiskt säkerställt samband i skillnaden mellan för- och eftermätning på självskattningsformuläret Mental Fatigue Scale. Med detta menas att deltagarnas upplevelse av mental ansträngning minskade under experimentets gång, samt att det fanns ett statistiskt säkerställt samband mellan en förändring på Mental Fatigue Scale och antalet beteenden som hade genomförts. Ju fler saker som deltagarna provade på hade med andra ord en betydelse för graden av mental ansträngning, vilket talar för att många av de beteenden som tillämpades under experimentet skulle kunna gör stor nytta för människors välbefinnande.
Det experiment i produktivitet som nyligen har genomförts av Psykologifabriken pekar därmed på att det finns stora vinster att hämta i att omvärdera sitt eget sätt att jobba. Med hjälp av nya sätt att ta sig an uppgifter och strukturera sina arbetsdagar går det att få mer gjort och samtidigt minska risken för mental ansträngning. En genomgång av vilka beteenden som hade starkast samband med insamlad data i RescueTime och Mental Fatigue Scale visar bland annat att saker som att stänga av mailen medan du arbetar, att identifiera dagens viktigaste uppgift, samt att ägna dig åt en social aktivitet efter jobbet utgör nyckeln till såväl produktivitet som minskad psykisk ohälsa. I tider av större krav på flexibilitet och tillgänglighet kommer det att bli centralt att kunna skapa en balans mellan aktivitet och återhämtning, att jobba fokuserat, samt att strukturera sin tid på bästa sätt – saker som detta lilla experiment på ett tydligt sätt också har kunnat visa.
