Undvik videomötesdöden – 4 steg till bättre videomöten

”Hallå?! Hör ni mig? HALLÅ?? JAG HÖR ER HÖR NI MIG?” Skärmen fryser. Hörde de det jag sa? En lista med huvuden stirrar på dig. Ser jag inte konstig ut? Kanske tycker du att virtuella möten känns jobbigt och krångligt. Att alla dessa videomötena dränerar din energi. 

För mig är videomöten rätt nytt. Visst, jag har haft något förberedande möte inför ledningsgruppsutvecklingar om teamet är globalt. Men att sköta all kommunikation digitalt, inklusive att hålla inspirerande föreläsningar över videolänk – det är nytt! Ju fler webbinarier jag hållit, desto mer bekväm har jag blivit med tekniken. Men jag tycker fortfarande det är så svårt att inte SE min publik. Är de med mig eller har de tappat intresset? Förstår de mig nu, eller ska jag stanna och förklara mer? Landar ens mina skämt?! Många av de jag pratar med beskriver också en trötthet över alla videomöten. Att de känns som att de tar mer energi än vanliga möten. Är det så undrar jag? Jag kollade in forskningen om kommunikation i virtuella team och mer specifikt videomöten. Det här är vad jag hittade!

Varför suger videomöten energin ur en? 

Videomöten tycks mer energkrävande än möten ansikte-mot-ansikte av några olika anledningar: 

• Krävande att tolka personers icke-verbala kommunikation, som ansiktsuttryck, kroppspråk och tonläge på rösten på video. På video ser vi personen i 2D istället för 3D, och vi ser bara ett ansikte istället för hela den andra personen. Vi får helt enkelt bara några små pusselbitar av den icke-verbala kommunikationen på video, och vi behöver anstränga oss mer för att tolka och förstå.
• Tystnaden stressar oss. Vanligtvis är pauser en del i konversationsrytmen. I videosamtal gör dock tystnad att vi blir oroliga att det är fel på tekniken eller osäkra på om vi förväntas agera på något sätt. 
• Avsaknad av bekräftelse. Får en lätt att tystna eller tappa tråden. Lyssnar de? Förstår de vad jag säger? Uppmuntran från lyssnarna med ögonkontakt, nickningar och instämmande humningar blir betydligt svårare i videomöten.
• Ökad självmedvetenhet. Att vi filmar oss själva gör oss mer självmedvetna. Vi kan bli överdrivet självfokuserade (“oj! Ser min frisyr ut sådär?”), men också att vi kan känna att vi “står på scen” och känna en press att prestera.
• Mindre relationell kontakt. Videomöten blir mer uppgiftsfokuserade, vi kan känna oss mer distanserade från de andra mötesdeltagarna och får inte samma “påfyllnad” av energi från relationell kontakt.
• Minskad återhämtning för hjärnan. Eftersom vi inte behöver förflytta oss fysiskt mellan mötena (vi sitter kvar vid samma dator på samma plats) kan det vara lätt att boka in möten kant i kant. Man missar då en chans till paus och återhämtning för hjärnan, som kan underlätta att ställa om fokuset till nästa möte.

Fördelar med videomöten

Det här låter ju deppigt. Är videomöten bara av ondo? Såklart inte. Videomöten är ett viktigt arbetsverktyg för virtuella team, alltså team som jobbar tillsammans på fysisk distans. Fördelar med videomöten är exempelvis att alla deltagare kan se presentationen bra, fler personer kan vara med och personer kan komma och gå under ett möte vilket gör det lättare att fatta ett beslut under sittande möte. Det gör det också enklare att ta korta avstämningsmöten vilket kan stärka motivationen, och kan minska stressen att resa. 

4 steg för att undvika videomötesdöden

1. Begränsa antalet videomöten

Matcha innehållet i kommunikationen med rätt kommunikationsmedia. Martha Maznevski och Katherine Chudoba har i sin forskning sett att effektiva team hade en bättre matchning mellan nivå av beslutsprocesser och rikedom i kommunikationsmedian. Skriftlig kommunikation som e-mail och telefonsamtal är bättre för att samla information, längre telefonsamtal och  videosamtal för att lösa problem och ansikte-mot-ansikte möten för att generera idéer och fatta komplexa beslut. En viktig poäng är att team som använde media med hög rikedom i stor utsträckning var inte mer framgångsrika. Låt därför inte alla möten på automatik bli videomöten. Kan du bryta av en dag framför datorn med ett telefonsamtal?

2. Mindre stress över videomöten med tydliga spelregler

En tysk forskargrupp såg att fördröjning i telefonsamtal eller videosamtal på så lite som 1,2 sekunder gör att vi uppfattar personen som mindre vänlig eller mindre fokuserad. För många är videomöten något nytt. Vi har helt enkelt en kunskapsbrist i hur vi använder videoverktyget på ett bra sätt, och hur vi ska bete oss när vi är där. Förhållningsregler ger tydlighet och trygghet, det minskar deltagarnas teknikstress och gör det lättare att känna sig bra. Så kommunicera gärna tydliga spelregler till deltagarna. Vill du ha tips på bra spelregler? Ladda ned denna guide med 10 tips för bra virtuella möten.  

3. Bättre relationer på videomöten 

Har du försökt prata med någon som gör något annat samtidigt? Hur kändes det? Ögonkontakt är sättet vi visar att vi ser den andre, och är intresserade av vad den berättar. En forskargrupp från University of Fribourg tittade på hur teknik, som videosamtal, möjliggör och begränsar interaktion mellan människor. I sin artikel publicerad 2018 beskriver de svårigheterna med ögonkontakt i videosamtal. Det är svårt att känna att man har ögonkontakt med den andra personen. Då är det lätt att sluta titta på skärmen, och  risken blir att uppmärksamheten försvinner – vi zonar ut. Vad kan du göra för att förbättra ögonkontakten med dem du pratar med? Här kommer 3 konkreta tips:

4. Led och moderera mötet tydligt

Virtuella möten upplevs av många som mer uppgiftsorienterade än möten ansikte-mot ansikte. Troligen passar inte videoformatet i grupp för vanliga samtalsbeteenden. Vi ser ju inte om någon annan lutar sig in och tar ett andetag för att säga något. Så vi lyckas inte tajma konversationen lika bra som om vi ses. Därför behöver någon (läs mötesledaren) facilitera samtalet om det ska bli bra. I en rapport om framgångsfaktorer och hinder i virtuella möten beskrivs behovet av extra tydlighet från mötesledarens sida. 

• Presentera varandra i början. T.ex. genom en check-in runda eller om det är många deltagare att skriva in chatten. 
• Beskriv mötets syfte och mål. 
• Ha en tydlig agenda över mötets innehåll som du skickar ut till deltagarna innan. 
• Fördela ordet tydligt.
• Använd gärna chatten för att samla in om deltagarna har frågor, be dem svara på kortare frågor och lägga in länkar till exempelvis mer information.
• Utse gärna en digital moderator som har koll på chatten, fördelar ordet och hjälper till med tidhållning av agendan. 
• Summera mötet, fråga om något behöver förtydligas. 

Här finns en guide vad du kan tänka på om du ska leda ett virtuellt möte! 

Sammanfattning

Videomöten suger energi ur oss av flera olika anledningar. Det är krävande att tolka personers icke-verbala kommunikation, tystnaden stressar oss och vi får inte bekräftelse från de som lyssnar. Att ha en kamera i ansiktet ger en ökad självmedvetenhet och svårigheten med ögonkontakt gör att vi känner oss distanserade från de andra människorna. Dessutom försvinner de naturliga pauserna mellan mötena. Hur ska vi göra för att inte dö videomötesdöden? Fundera när videomöten verkligen är hjälpsamt och variera kommunikationsmediet. Sätt tydlig spelregler, underlätta att ge och få ögonkontakt med de andra för att känna samhörighet och se till att mötet är strukturerat och tydligt leds av någon.

Vem vill du dela de här tipsen till?

Vill du ha fler tips? Kolla in den här kursen på habitud om bra virtuella teammöten. Vi erbjuder webbinarier på olika teman för att lyckas bra med teamarbetet på distans!

Brita Helleberg Brita är legitimerad psykolog med inriktning mot ledarskap och teamutveckling. Brita föreläser, handleder ledare och genomför insatser för att utveckla team.