”Hallå?! Hör ni mig? HALLÅ?? JAG HÖR ER HÖR NI MIG?” Skärmen fryser. Hörde de det jag sa? En lista med huvuden stirrar på dig. Ser jag inte konstig ut? Kanske tycker du att virtuella möten känns jobbigt och krångligt. Att alla dessa videomötena dränerar din energi.
För mig är videomöten rätt nytt. Visst, jag har haft något förberedande möte inför ledningsgruppsutvecklingar om teamet är globalt. Men att sköta all kommunikation digitalt, inklusive att hålla inspirerande föreläsningar över videolänk – det är nytt! Ju fler webbinarier jag hållit, desto mer bekväm har jag blivit med tekniken. Men jag tycker fortfarande det är så svårt att inte SE min publik. Är de med mig eller har de tappat intresset? Förstår de mig nu, eller ska jag stanna och förklara mer? Landar ens mina skämt?! Många av de jag pratar med beskriver också en trötthet över alla videomöten. Att de känns som att de tar mer energi än vanliga möten. Är det så undrar jag? Jag kollade in forskningen om kommunikation i virtuella team och mer specifikt videomöten. Det här är vad jag hittade!
Videomöten tycks mer energkrävande än möten ansikte-mot-ansikte av några olika anledningar:
Det här låter ju deppigt. Är videomöten bara av ondo? Såklart inte. Videomöten är ett viktigt arbetsverktyg för virtuella team, alltså team som jobbar tillsammans på fysisk distans. Fördelar med videomöten är exempelvis att alla deltagare kan se presentationen bra, fler personer kan vara med och personer kan komma och gå under ett möte vilket gör det lättare att fatta ett beslut under sittande möte. Det gör det också enklare att ta korta avstämningsmöten vilket kan stärka motivationen, och kan minska stressen att resa.
Matcha innehållet i kommunikationen med rätt kommunikationsmedia. Martha Maznevski och Katherine Chudoba har i sin forskning sett att effektiva team hade en bättre matchning mellan nivå av beslutsprocesser och rikedom i kommunikationsmedian. Skriftlig kommunikation som e-mail och telefonsamtal är bättre för att samla information, längre telefonsamtal och videosamtal för att lösa problem och ansikte-mot-ansikte möten för att generera idéer och fatta komplexa beslut. En viktig poäng är att team som använde media med hög rikedom i stor utsträckning var inte mer framgångsrika. Låt därför inte alla möten på automatik bli videomöten. Kan du bryta av en dag framför datorn med ett telefonsamtal?
En tysk forskargrupp såg att fördröjning i telefonsamtal eller videosamtal på så lite som 1,2 sekunder gör att vi uppfattar personen som mindre vänlig eller mindre fokuserad. För många är videomöten något nytt. Vi har helt enkelt en kunskapsbrist i hur vi använder videoverktyget på ett bra sätt, och hur vi ska bete oss när vi är där. Förhållningsregler ger tydlighet och trygghet, det minskar deltagarnas teknikstress och gör det lättare att känna sig bra. Så kommunicera gärna tydliga spelregler till deltagarna. Vill du ha tips på bra spelregler? Ladda ned denna guide med 10 tips för bra virtuella möten.
Har du försökt prata med någon som gör något annat samtidigt? Hur kändes det? Ögonkontakt är sättet vi visar att vi ser den andre, och är intresserade av vad den berättar. En forskargrupp från University of Fribourg tittade på hur teknik, som videosamtal, möjliggör och begränsar interaktion mellan människor. I sin artikel publicerad 2018 beskriver de svårigheterna med ögonkontakt i videosamtal. Det är svårt att känna att man har ögonkontakt med den andra personen. Då är det lätt att sluta titta på skärmen, och risken blir att uppmärksamheten försvinner – vi zonar ut. Vad kan du göra för att förbättra ögonkontakten med dem du pratar med? Här kommer 3 konkreta tips:
Virtuella möten upplevs av många som mer uppgiftsorienterade än möten ansikte-mot ansikte. Troligen passar inte videoformatet i grupp för vanliga samtalsbeteenden. Vi ser ju inte om någon annan lutar sig in och tar ett andetag för att säga något. Så vi lyckas inte tajma konversationen lika bra som om vi ses. Därför behöver någon (läs mötesledaren) facilitera samtalet om det ska bli bra. I en rapport om framgångsfaktorer och hinder i virtuella möten beskrivs behovet av extra tydlighet från mötesledarens sida.
Här finns en guide vad du kan tänka på om du ska leda ett virtuellt möte!
Videomöten suger energi ur oss av flera olika anledningar. Det är krävande att tolka personers icke-verbala kommunikation, tystnaden stressar oss och vi får inte bekräftelse från de som lyssnar. Att ha en kamera i ansiktet ger en ökad självmedvetenhet och svårigheten med ögonkontakt gör att vi känner oss distanserade från de andra människorna. Dessutom försvinner de naturliga pauserna mellan mötena. Hur ska vi göra för att inte dö videomötesdöden? Fundera när videomöten verkligen är hjälpsamt och variera kommunikationsmediet. Sätt tydlig spelregler, underlätta att ge och få ögonkontakt med de andra för att känna samhörighet och se till att mötet är strukturerat och tydligt leds av någon.
Vill du ha fler tips? Kolla in den här kursen på habitud om bra virtuella teammöten. Vi erbjuder webbinarier på olika teman för att lyckas bra med teamarbetet på distans!
Många bra tips. Vi det här laget verkar det som om de flesta fått koll på hur man använder verktygen, som du också beskriver. Nu är utmaningen snarare hur man organiserar sitt arbete och samarbete till distansmöten och distanssamarbete. Det mesta verkar handla om att stärka samhörighet och kompensera för den struktur – uttalad och outtalad – som följer med vid arbete på kontor.
Jag lägger till en länk till detta inlägg på distanssamarbete.se där jag samlat en massa material kring ämnet, eget och andras.
[…] https://www.psykologifabriken.se/undvik-videomotesdoden-4-steg-till-battre-videomoten/comment-page-1… […]