Mailberoende? Dags att tänka om

Tillhör du dem som ständigt har koll på mailen? Som snabbt går till inkorgen när du hör det välbekanta pling-ljudet som signalerar ett nytt mail? Då är du inte ensam. Mailhanteringen upptar en allt större del av vår arbetstid, och det blir mer och mer legio att ständigt ha mailklienten öppen på jobbdatorn.

Och visst är mailen viktig. Många förväntar sig ett snabbt svar, och mycket av den kommunikation som tidigare skedde på telefon tas nu via mail. Men det finns mycket forskning som tyder på att en ständig tillgänglighet på mailen kanske inte är någon optimal lösning.

Som vi skrivit om tidigare har människan en hel del begränsningar i förmågan att multitaska. Vår hjärna kan inte koncentrera sig på flera saker samtidigt som kräver arbetsminne, utan det enda vi kan göra då är att snabbt växla fokus från en sak till en annan. Precis så blir det när vi mailar samtidigt som vi sysslar med annat: Hjärnan måste hela tiden växla mellan att fokusera på mailet och våra övriga uppgifter, och för varje sådant skifte måste vi börja om med koncentrationen.

Följden av detta blir att vi förlorar tid. Siffror från forskningen säger att uppgifter tar uppemot 50 procent längre tid om vi gör dem simultant med något annat, i stället för att ta en sak i taget.

Varför har vi då så svårt att slita oss från inkorgen? Vissa forskare ser tecken på att mailen håller på att utvecklas till ett beroende hos oss. Harvard-professorn John Ratey har i sin forskning sett att nya mail i inkorgen ger vår hjärna en dusch av signalsubstansen dopamin, ett karaktärsdrag hos ett beroende. Men den lilla duschen ebbar snabbt ut, och lämnar plats för längtan efter en ny kick.

Känner du dig träffad? Kanske är det då läge att börja tänka om. Ett första steg kan vara att sluta läsa mail på morgonen innan du går till jobbet eller skolan, eller att stänga ner mailen två timmar per dag för koncentrerat arbete med annat. Klart är att en ineffektiv mailhantering kostar dig mycket tid på jobbet.

Foto: Cara Photography, Flickr.com

5 svar till “Mailberoende? Dags att tänka om”

  1. John Airaksinen skriver:

    Även om jag gör mig skyldig till att ha mejlprogrammet öppet lite för ofta måste jag säga att det blev extremt stor skillnad i min mejleffektivitet när jag började köra strategin inbox zero och klassikern “tar det mindre än 2 minuter – gör det #DIREKT”.

    Inbox zero går i princip ut på att alltid sträva mot tom inkorg genom att radera så fort man svarat på ett mejl, och att de enda mejlen som ligger i inkorgen är sådana man behöver reagera på. Ett bra sätt att undvika “jag svarar på det sen” och sedan glömma bort.

    Se mer om det här: http://www.43folders.com/izero

  2. Kajsa skriver:

    Helt rätt John; inbox zero är ett utmärkt sätt att effektivisera sin mailhantering – genom att inte ha en massa gamla onödiga mail i inkorgen slipper hjärnan bearbeta onödig information varje gång man ska maila! 

  3. Jonas Hjalmar Blom skriver:

    Lyssnade nyligen på en presentation av Cathy Davidson, som menar att total monotasking gör vår hjärna uttråkad och enkelspårig. Vi behöver små pauser, exempelvis en titt på Facebook eller i inboxen, för att kunna arbeta både kreativt och effektivt. http://blogs.hbr.org/ideacast/2011/11/the-myth-of-monotasking.html

    Jag tänker mig att någon slags optimal nivå av uppmärksamhet är att eftersträva, och att veta när man behöver pauserna, när man “svävar iväg” i mailinboxen, och när det är dags att stänga av internetuppkopplingen för en stund…

  4. Kajsa skriver:

    Hej Jonas,

    Intressant! Helt klart gäller det, som du skriver, att hitta en balans mellan koncentrerat arbete och återhämtning för hjärnan. Det är ju inte för inte som vi har paus efter 45 minuter på föreläsningarna på universitetet. Och inspiration kan vi ju behöva hämta utifrån med jämna mellanrum. 

    En bra lösning kan nog vara att jobba koncentrerat en viss bestämd tid, och sedan ta en paus för mail/facebook/annat, eller vad tror du?

  5. Jonas Hjalmar Blom skriver:

    Jo, exekutiv kontroll är nog ett nyckelbegrepp här. Det gäller att man kan behålla fokus och veta när det är dags att ta de pauserna.
    En snubbe som talat mycket om detta är Nicholas Carr, rekommenderar hans “the Shallows” som delvis berör ämnet. Han tar även upp vår förmåga till inlärning och förändringen som sker i hjärnan på grund av (tack vare?) att vi idag läser allt mer snabba texter på internet, fyllda av hyperlänkar och annat som drar i vår uppmärksamhet.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Denna webbplats använder Akismet för att förhindra skräppost. Läs mer om hur dina kommentarsuppgifter behandlas.