Foto: herval/Flickr.com

Kontorslandskapets förbannelse

Få saker inom arbetslivet har fått en sådan spridning som det öppna kontorslandskapet. Ända sedan introduktionen på 1950-talet har detta sätt att arrangera en arbetsplats varit omåttligt populärt, inte minst bland arbetsgivare som hoppas att det ska leda till såväl förbättrad kommunikation som ökad produktivitet bland sina anställda. Alltmer forskning inom psykologins område börjar dock ifrågasätta de höga förhoppningar som länge har funnits på det öppna kontorslandskapet. Det är nu inte längre tal om fördelarna med öppna kontorsytor, utan snarare den förbannelse som det för med sig.

Det öppna kontorslandskapet slog igenom under 1970-talet när det stod klart att det var ett praktiskt sätt att organisera en arbetsplats utifrån hur en verksamhet växte och förändrades. De anställdas arbetsplatser upptog minimalt utrymme och kunde med en liten kostnad flyttas om efter behov, något som beräknades reducera kontorskostnaderna med cirka 20 %. Det fanns dessutom länge en utbredd tanke om att avsaknaden av fysiska barriärer mellan människor kunde främja kommunikation och kreativitet, vilket i sin tur skulle effektivisera arbetsflödet och göra de anställda mer nöjda med sitt jobb. Många företag har sedan dess använt sig av öppna kontorslandskap i tron att det ska öka deras produktivitet och bidra till ett bättre arbetsklimat, något som har visat sig fungera mer i teorin än i praktiken.

Forskning på öppna kontorslandskap har dock länge varit begränsad, samtidigt som den har kantats med problemet att kunna påvisa ett faktiskt samband mellan arbetsplatsens utformning samt de anställdas prestation och tillfredsställelse. En svårighet har nämligen varit att kunna bevisa att det är kontorslandskapet i sig som påverkar individen, och inte andra organisationsförändringar som brukar vara vanliga när kontor ritas om. Tidiga studier har emellertid visat att mer än hälften av de tillfrågade upplever sig störda av ljud på arbetsplatsen, samt att mängden social kontakt på jobbet faktiskt kan nå en maximal nivå varefter individen känner sig trängd. Det tycks med andra ord finnas en gräns för hur många människor och distraktioner en person klarar av att ha runtomkring sig, något som inom arbetspsykologi kallas för overload eller överbelastning.

En studie som har undersökt kontorslandskapets inflytande på människor över en längre tidsperiod genomfördes av Theresa Kline, professor i psykologi vid University of Calgary i Kanada. Hon och hennes medarbetare intervjuade anställda på ett oljebolag strax innan, direkt inpå, samt sex månader efter att deras arbetsplats hade förändrats till ett öppet kontorslandskap. Resultatet visade att deras inställning till jobbet påverkades negativt på samtliga områden: tillfredsställelse med den fysiska miljön, prestationsförmåga, relationer till kollegor, samt upplevelsen av stress. Denna förändring visade även hålla i sig över tid, vilket tyder på att de anställda inte tycktes vänja sig vid sina nya arbetsförhållanden, utan fortsatte att uppleva en negativ effekt av att ha förflyttats till ett öppet kontorslandskap.

Theresa Kline menar att resultaten från hennes studie inte är förvånande, och att de går i linje med tidigare forskning på området. Hon anser att tanken om det öppna kontorslandskapet som ett sätt att främja kommunikation och kreativitet mellan anställda är en myt. Problemet som uppstår är nämligen att anställda inte längre har några möjligheter att vara privata, och att samtalen människor emellan istället tenderar att bli ytliga och korthuggna. Detta får även stöd av en studie som nyligen genomfördes av Urs Fischbacher, professor i ekonomi vid Universität Konstanz i Tyskland. Han och hans kollegor fann att den eventuella ökning av samarbete som uppstår till följd av öppna kontorslandskap har tydliga vinnare och förlorare. De individer som ofta söker hjälp ifrån sina kollegor drar stor nytta av att det saknas fysiska barriärer mellan de anställda, medan de som får hjälpa till reducerar sin prestationsförmåga avsevärt. Studien pekar på att det krävs stora mentala resurser för att kunna koncentrera sig på sin egen arbetsuppgift samtidigt som individen ständigt blir avbruten av frågor från andra, något som inverkar negativt på människans informationsbearbetning och produktivitet.

Går det då att underlätta för de personer som trots allt spenderar dagarna i öppna kontorslandskap? Theresa Kline anser att företag behöver bli bättre på att ta till sig kunskap från arbetspsykologi och studier på människors begränsade förmåga till koncentration och multitasking. Hon rekommenderar även organisationer att inrätta särskilda riktlinjer för vad som gäller mellan anställda på arbetsplatsen, exempelvis att inte störa varandra med frågor vid upprepade tillfällen. Dessutom menar hon att tillgängligheten på slutna rum är viktig för att personer ska kunna ha utrymmen att vara privata på, eller när de behöver tystnad för att kunna koncentrera sig på mer komplexa arbetsuppgifter.

Akademisk referens: Brennan, Chugh, & Kline (2002). Traditional versus Open Office Design: A Longitudinal Field Study. Environment and Behavior, 34(3), 279-299.

Käser, P. A. W., Fischbacher, U., & König, C. J. (in press). Helping and Quiet Hours: Interruption-Free Time Spans Can Harm Performance. Applied Psychology.

Foto: http://www.flickr.com/photos/herval

  • Malin

    Jag har haft kontorsjobb i fem år och bara under någon månad har jag haft eget arbetsrum. Jag har inte vant mig. Jag har läst flera artiklar om nackdelarna med öppna kontorslandskap, så detta bör inte vara nyheter för arbetsgivarna…så varför erkänner de inte problemen? Det de möjligen vinner i kronor på att slå ut väggarna förlorar de i mknskad effektivitet och kreativitet. Hur kan jag förvänas få kreativa ideer o lösa komplicerade uppgifter när det pågår flera samtal runt omkring mig?!

  • http://www.facebook.com/profile.php?id=632290394 Alexander Rozental

    Hej Malin,
    tack för dina tankar i ämnet. Jag tänker mig att den kortsiktiga vinst som öppna kontorslandskap för med sig övertrumfar de långsiktiga fördelarna med att ge de anställda egna utrymmen. Som med mycket annat i livet så har vi människor lättare att se till omgående belöningar än de förtjänster som inträffar på sikt, vilket kan förklara varför arbetsgivare tycker sig se fler fördelar än nackdelar med öppna kontorslandskap. Jag uppfattar även att det finns många myter om öppna kontorsytor som är svåra att förändra. Exempelvis kan det ju rent intuitivt låta ganska vettigt att kommunikationen mellan anställda skulle förbättras utan fysiska barriärer, vilket är svårt att övertyga folk om trots forskning som talar emot. Dessutom tror jag att det även föreligger ett visst mått av kontroll i detta, det vill säga att arbetsgivare upplever sig ha större kontroll över sin anställdas produktivitet genom öppna kontorslandskap. Tyvärr medför denna typ av kontroll samtidigt att många känner sig bevakade och trängda, så i förlängningen innebär inte ökad kontroll en ökad produktivitet eller tillfredsställelse på arbetsplatsen.

  • Maria

    Tack för en mycket bra artikel. Jag lider själv mycket av det öppna kontorslandskapet då jag har ett arbete som ofta kräver djup koncentration. Jag upplever inte heller att jag vänjer mig.  Kan människor vara olika känsliga? Finns det metoder där man kan träna sig på att bättre stänga ute ljud och störningar? Skulle man kunna få ett läkarintyg på att man behöver ett eget rum?

  • http://www.facebook.com/profile.php?id=632290394 Alexander Rozental

    Hej Maria,
    stort tack för dina frågor. Ett visst mått av tillvänjning sker alltid och kallas inom psykologi för habituering, t.ex. att vi efter tag slutar uppmärksamma ett fläktljud som vi först stör oss på. Detta gäller dock ljud som pågår över en längre tid, och i ett öppet kontorslandskap händer det saker hela tiden vilket kan göra det svårt att vänja sig. Vissa individuella skillnader finns såklart också, dvs. att vi är olika känsliga när det gäller att bibehålla koncentrationen på det vi gör, samt att stänga ute distraktioner. Detta går emellertid att träna upp, och man kan likna vår uppmärksamhetsförmåga likt en muskel som blir bättre ju mer vi övar. Några konkreta saker som du kan tänka på är att jobba med en sak i taget, lyssna på musik för att stänga ute oljud, be kollegor att dämpa sig, eller att dra dig undan till en ostörd plats om du måste koncentrera dig på en svår uppgift. Kanske har du även andra knep som du tycker fungerar för dig? Vad gäller läkarintyg så är det inget jag har stött på, men kanske kan du förbättra din situation genom att anpassa ditt arbete utifrån några av de knep som står ovan?

  • Ann-Sofie

    Kan förmågan att koncentrera sig minska med åldern? Jag har arbetat på olika kontor i 25 år. Mestadels har jag suttit i kontorslandskap, minst 20 av dessa 25 år. När jag var ung upplevde jag inte alls det som en nackdel, utan såg uteslutande fördelar. Men de sista 2-3 åren har det börjat påverka mig negativt. Jag får mindre gjort på dagarna, har svårt med koncentrationen, blir lättare störd och är tröttare på kvällarna.

  • http://www.facebook.com/profile.php?id=632290394 Alexander Rozental

    Hej Ann-Sofie, stort tack för din fråga. Jag tror att det skulle kunna bero på två faktorer: 1) utvecklingen av informationsteknologi innebär att vi idag använder oss av fler tekniska hjälpmedel i arbetet än tidigare, vilket ställer högre krav på anpassning till nya omständigheter 2) människans kognitiva förmågor, det vill säga hur vi bearbetar information, påverkas till viss del med ökande ålder, vilket kan innebära en försämrad förmåga att koncentrera sig. Tillsammans skulle de kunna ha en inverkan på hur väl vi bibehåller fokus på en arbetsuppgift, samt att vi har lättare för att bli störda.

  • Cessie

    Min magreaktion när jag började läsa var att spjärna emot. Jag har de senaste 7 åren jobbat som forskare, och har hela tiden haft eget kontor (bortsett från 8 mån i Kanada där jag satt i kontorslandskap). Jag kan ibland riktigt längta efter ett kontorslandskap, för jag tycker snarare att jag koncentrerar mig bättre i sällskap av andra. Men jag tror att olika omgivningar ger olika koncentrationssvårigheter för att de bemöter olika behov – och att det inte finns en gyllene allmänlösning. Är jag ensam så faller jag lättare in i att bli distraherad av sociala medier, men med andra i rummet upprättar jag någots sorts tyst “socialt kontrakt” att jag ska arbeta koncentrerat. Jag kanske är lite grann en ögontjänare… ;) Kanske handlar det om att jag inte gillar ensamhet och därför söker distraktionen som ett sätt att kontakta andra. Men jag upplever att när jag väl har (tyst) sällskap så hjälper det mig enormt att koncentrera mig.

  • Pingback: Vi mår sämre i öppna landskap | Boströms Blogg()